Pierwszym krokiem do uzyskania certyfikatu to uświadomienie sobie potrzeby jego posiadania. Może ona wynikać z wymogów formalnych przetargów, w których startuje przedsiębiorstwo, oczekiwań klientów bądź kontrahentów czy chęci zwiększenia prestiżu firmy. Jeśli osoby zarządzające firmą jasno określą cel i zadanie, jakie ma spełnić certyfikat ISO sam proces jego uzyskania nie będzie przykrą formalnością, a działaniem, które przyniesie realne korzyści i zmieni organizację na korzyść.
Audyt wstępny, szkolenia
Jeśli przedsiębiorstwo zdecydowało się na wprowadzenie danej normy ISO to najczęstszym rozwiązaniem jest zatrudnienie firmy specjalizującej się w wdrażaniu standardów ISO lub konsultanta działającego samemu. Możliwe jest również przeprowadzenie wdrożenia normy ISO przy użyciu wewnętrznych zasobów, w zależności od stopnia skomplikowania normy oraz złożoności przedsiębiorstwa.
Niezależnie jednak, kto będzie czuwał nad całym procesem musi on ustalić schemat działania, budżet oraz wskazać potencjalne jednostki certyfikujące. Skoro projekt został przygotowany działania należy zacząć od przeprowadzenia audytu wstępnego, inaczej nazywanego zerowym. Określi on, jak dalece procesy funkcjonujące w danym momencie w firmie odbiegają od standardów określonych w normie ISO, jaka dokumentacja jest już stworzona, nakreśli schemat organizacji. Na tej podstawie można ustalić plan działania. Równolegle pracownicy przedsiębiorstwa powinni zostać przeszkoleni z celów, w jakim norma będzie wdrażana i jakie działania będą podjęte. Pozwoli to na uczestnictwo całej kadry w tym procesie.
Wdrożenie normy ISO
Kiedy wiadomo już, czego brakuje, aby osiągnąć takie standardy, jakie określa norma ISO kolejnym krokiem jest jasne określenie procesów i procedur, stworzenie odpowiednich wzorów dokumentów, którymi powinni posługiwać się pracownicy firmy. Wszystko to tworzy się w odniesieniu do normy ISO tak, aby dana procedura nie była bezsensownym działaniem, a konkretną, celową czynnością, która zapewni, że jakaś konkretna część normy ISO będzie spełniona, a w rezultacie na przykład jakość produkowanych wyrobów będzie na stałym, wysokim poziomie. Na tym etapie warto się również przyjrzeć strukturze organizacyjnej w przedsiębiorstwie i dokładnie określić z jednej strony odpowiedzialność za poszczególne procesy, a z drugiej nowe role, które mogą być związane z wdrażaniem normy ISO. Aby ułatwić w firmie cały proces wdrożenia warto skorzystać z narzędzia jakim jest ins2outs – platforma wspierająca zarządzanie procesami rozwoju certyfikatów we wszystkich jednostkach i działach organizacji.
Audyt certyfikujący i co dalej
Gdy firma czuje, że przeprowadziła wszelkie zmiany korygujące i wszystkie procesy działają sprawnie może zwrócić się do odpowiedniej jednostki certyfikującej o przeprowadzenie audytu certyfikującego. Jeśli wynik jest pozytywny- gratulacje! Przedsiębiorstwo z sukcesem wdrożyło i realizuje wszystkie standardy określone w normie ISO, o jaką się starało. Od teraz jest to potwierdzone międzynarodowym zewnętrznym zaświadczeniem uznawanym na całym świecie. Jeśli wynik jest negatywny jednostka certyfikująca określi dalsze braki i po wprowadzeniu korekt można ponownie przystąpić do audytu.
W zależności od normy ISO może być potrzebne powtarzanie certyfikacji co pewien okres czasu lub po wprowadzeniu zmian w prawie jej dotyczących. Jednak firma, która prawidłowo ją wdrożyła i realizuje w konkretnym celu nie powinna mieć problemów z recertyfikacją.
W zależności od normy ISO uzyskanie certyfikatu może być mniej lub bardziej skomplikowanym procesem. Jednak prawidłowe wdrożenie standardów oraz przeszkolenie pracowników zagwarantuje sukces w procesie uzyskiwania certyfikacji. A jeśli przedsiębiorstwo zna korzyści, jakie płyną z spełniania normy ISO, a nie przeprowadza całego procesu tylko dla posiadania “papierka” wdrożenie i audyt powinny przebiegać bezproblemowo- w końcu wszyscy pracownicy i kadra zarządzająca chcę, aby firma rozwijała się i przynosiła co raz większe dochody. Certyfikat ISO może tylko w tym pomóc.