RODO, czyli Rozporządzenie o Ochronie Danych Osobowych zostało wdrożone w całej Unii Europejskiej w celu zapewnienia skutecznej ochrony i wysokiego poziomu bezpieczeństwa danych osobowych wszystkich obywateli. Dane takie jak imię, nazwisko, adres e-mail, adres czy numer identyfikacyjny są często podawane do wiadomości firm w celu skorzystania z usługi, zakończenia transakcji czy uzyskania dostępu do określonych informacji. Firma taka, jako administrator danych, ma obowiązek zapewnić im odpowiednią ochronę i ograniczyć ich przetwarzanie od minimum niezbędnego na potrzeby konkretnej usługi. Jak w kontekście RODO wygląda polityka bezpieczeństwa danych i po co się ją stosuje?
Czym jest polityka bezpieczeństwa danych wg RODO?
Polityka bezpieczeństwa danych przedstawiona przez RODO jest dokumentem, który opisuje przyjęte w firmie standardy i procedury związane z ochroną danych osobowych zbieranych na potrzeby przechowywania, przetwarzania i wykonywania usług dla klientów. Zarówno forma, jak i zawartość polityki bezpieczeństwa danych są zależne bezpośrednio od woli administratora danych, Choć RODO nie wskazuje jednoznacznie na obowiązek opracowania jednolitego dokumentu stanowiącego politykę bezpieczeństwa danych, ale biorąc pod uwagę obowiązek rozliczalności, czyli udokumentowania przez administratora faktu przestrzegania przepisów w zakresie ochrony danych, wdrożenie jasnej polityki bezpieczeństwa danych wydaje się być słusznym i odpowiedzialnym krokiem dla zapewnienia pełnej zgodności z RODO.
Najważniejsze elementy polityki bezpieczeństwa danych
Format i zakres wdrożonej polityki bezpieczeństwa danych jest całkowicie zależny od specyfiki przedsiębiorstwa, jego struktury organizacyjnej, liczby pracowników zajmujących się przetwarzaniem danych osobowych oraz stosowanych rozwiązań w trakcie ich przetwarzania. W związku z powyższym nie istnieje określony odgórnie format dokumentu czy zakres elementów, jakie powinny znaleźć się w polityce bezpieczeństwa danych zgodnej z wymogami RODO. Na przestrzeni lat obowiązywania Rozporządzenia o Ochronie Danych Osobowych udało się jednak zweryfikować kilka obszarów informacji, których zawarcie w polityce bezpieczeństwa danych przekłada się bezpośrednio na sens jej zastosowania.
Dokument będący polityką bezpieczeństwa danych osobowych zgodnie z RODO powinna otwierać informacja o celu i zakresie stosowania dokumentu, w tym kwestii spełniania przez nią wymogów RODO, ustawy o ochronie danych osobowych i innych wytycznych i rozporządzeń odnośnie ochrony danych osobowych wynikających z przepisów europejskich oraz specyficznych dla danej branży.
W polityce bezpieczeństwa danych należy określić zakres osób, których dokument dotyczy, rozszerzając jej zasięg do wszystkich pracowników (również tych, którzy nie przetwarzają danych, a mogą mieć do nich dostęp), praktykantów, dostawców, wykonawców, partnerów, inwestorów itp. W polityce bezpieczeństwa danych warto określić też słownik pojęć wyjaśniający wszystkie zagadnienia, które zostały przestawione w dokumencie i których zrozumienie jest kluczowe dla prawidłowego funkcjonowania dokumentu.
Polityka bezpieczeństwa danych powinna być skonstruowana w oparciu o wymagania RODO i przedstawiać jasno wszystkie metody, działania i rozwiązania stosowane w celu zapewnienia pełnej ochrony danych osobowych. Jeśli firma decyduje się na wdrożenie RODO (a ma do tego obowiązek, jeśli przetwarza dane na terenie Unii Europejskiej), przygotowanie polityki bezpieczeństwa ułatwi firmie uporządkowanie kwestii związanych z ciągłym przestrzeganiem wymogów rozporządzenia.
Gdzie należy zastosować politykę bezpieczeństwa danych zgodną z RODO?
Decydując się na opracowanie i wdrożenie polityki bezpieczeństwa danych, firma będąca ich administratorem gwarantuje sobie łatwość udowodnienia przestrzegania zasad ochrony danych osobowych na wypadek kontroli Urzędu Ochrony Danych Osobowych. Jednolity dokument Polityki Bezpieczeństwa Danych prezentuje wszystkie wypracowane przez firmę standardy i procedury wzmacniające ochronę danych osobowych pracowników, klientów i kontrahentów opracowane na podstawie RODO, przez co stanowi swoisty regulamin ochrony danych osobowych obowiązujący wszystkich pracowników mających kontakt z takimi danymi. Wdrożenie polityki bezpieczeństwa danych zgodnej z RODO ułatwia usystematyzowanie i ujednolicenie procesów wewnętrznych umożliwiających firmie utrzymanie wysokiego poziomu ochrony danych wymaganego przez RODO.
Ze względu na jej rolę oraz charakter, politykę bezpieczeństwa danych można wprowadzić w każdej firmie działającej według RODO, bez względu na jej wielkość czy obszar działania. W szczególności jednak zaleca się jej opracowanie tym firmom, które na co dzień przetwarzają większe ilości danych osobowych, są odpowiedzialne za bezpieczeństwo danych wielu klientów, partnerów i pracowników, a jednocześnie mają pełną świadomość licznych zagrożeń i ryzyka dla bezpieczeństwa danych osobowych i chcą stworzyć jeden, przejrzysty dokument porządkujący schematy wprowadzonych działań dotyczących ochrony danych osobowych.