Jeśli nie korzystasz jeszcze z programu do fakturowania online, choć samodzielnie zajmujesz się wystawianiem faktur i księgowością swojej firmy, prawdopodobnie znaczną część swojego czasu pracy poświęcasz na obsługę dokumentów. To uciążliwe, ale dla wielu przedsiębiorców prowadzących niewielką działalność znacznie bardziej opłacalne, niż zatrudnienie własnej księgowej czy współpraca z biurem rachunkowym. Samodzielna księgowość w firmie może być łatwiejsza, jeśli tylko wesprzesz się odpowiednimi narzędziami. Nie wiesz gdzie zacząć, jak szukać i na co zwrócić uwagę wybierając program do fakturowania? Sprawdź nasze wskazówki.
Kiedy warto zdecydować się na program do fakturowania online?
Programy do fakturowania są przydatne przede wszystkim z perspektywy małych i średnich firm oraz osób prowadzących jednoosobową działalność gospodarczą, a więc każdego przedsiębiorcy dla którego korzystanie ze stałej pomocy biura rachunkowego lub zatrudnianie własnej księgowej może okazać się niezbyt opłacalne. Należy oczywiście w tym miejscu zaznaczyć, że korzystanie z programu do fakturowania nie wyklucza pewnego stopnia współpracy z księgowością – przedsiębiorca wystawiający samodzielnie faktury poprzez program do faktur może przesyłać je do księgowej czy biura rachunkowego na potrzeby prowadzenia:
- ksiąg,
- rozliczeń,
- innych formalności.
W program do fakturowania online warto zainwestować od samego początku, startując z własną działalnością gospodarczą, ale także włączyć go do swojego działania na każdym etapie prowadzenia firmy. Programy można też wymieniać w trakcie korzystania z nich, gdy uznasz że poprzedni nie do końca odpowiada Ci funkcjonalnością lub na rynku pojawiło się lepsze, łatwiejsze w obsłudze czy bardziej korzystne finansowo rozwiązanie.
Jak wybrać odpowiedni program do fakturowania?
Znalezienie najlepszego programu warto rozpocząć od sprawdzenia aktualnych rankingów dostępnych w sieci narzędzi i przeanalizowania ich możliwości, funkcjonalności oraz cenników pod kątem swoich oczekiwań, potrzeb i perspektywy rozwoju. Pomimo faktu, że większość programów tego typu wprowadza opcje wystawiania faktur i innych dokumentów sprzedażowych, korzystania z szablonów, automatycznego zaciągania danych kontrahentów z bazy GUS czy weryfikacji nabywców na białej liście podatników VAT, w praktyce programy różnią się od siebie znacząco choćby na poziomie panelu administratora, łatwości obsługi, możliwości personalizacji faktur czy automatyzacji ich wystawiania.
Na początek zawsze zweryfikuj swoje potrzeby i oczekiwania: wybierz program, który będzie łatwy w obsłudze i dopasowany do wymagań Twojej firmy teraz, ale i tego, jak widzisz ją za rok, dwa czy trzy lata.
Wiedząc jakie opcje oferują programy dostępne na rynku oraz jakie potrzeby w zakresie fakturowania i księgowości online ma Twoja firma, w następnym kroku warto porównać obydwie listy ze sobą i wyłuskać z rynku kilka programów najlepiej wpasowujących się w oczekiwania. Może zdarzyć się, że te odpowiadające Twoim potrzebom będą różniły się między sobą cennikiem lub kilkoma szczegółami, które nie sposób ocenić bez wcześniejszego przetestowania programu na własną rękę. W sytuacji takiej warto wybrać programy z dostępnym okresem próbnym – możesz przetestować ich możliwości na kilku wystawionych fakturach czy przez pierwszy miesiąc korzystania i przekonać się, czy wszystkie funkcje są w 100% właściwe dla potrzeb firmy.
Fakturowanie online krok po kroku
Koszt korzystania z programu do fakturowania online waha się pomiędzy kilka a kilkadziesiąt złotych miesięcznie, w zależności od stopnia rozbudowania programu, dodatkowych funkcji jakie oferuje, a także przystosowania go do potrzeb małych, średnich czy dużych firm. Na rynku pojawiają się także programy darmowe, jednak tu należy zachować szczególną ostrożność – wiele z nich może pracować za darmo nawet po okresie próbnym, ale ograniczać liczbę wystawianych faktur do 2-5 miesięcznie, co dla wielu firm będzie zupełnie nieopłacalne. Szukając idealnego rozwiązania znajdź swój złoty środek.
Programy takie jak Melpe, pomimo rozbudowanej funkcjonalności, w dalszym ciągu pozostają programami prostymi w obsłudze, przyjaznymi dla początkujących przedsiębiorców i małych firm, a przy tym tanimi – za 6 zł abonamentu miesięcznie otrzymujesz dostęp do wszystkich funkcji i możliwości programu, a także narzędzia CRM do planowania szans sprzedaży i sprawnego zarządzania działem handlowym. W porównaniu z kosztami utrzymania własnej księgowej czy współpracy z biurem rachunkowym, opcja taka jest zdecydowanie warta uwagi.