System zarządzania jakością jest zbiorem zasad, procedur, metod, narzędzi i opisów stanowisk pracy, ludzi oraz relacji między nimi. Jego zadaniem jest osiągnięcie przez daną organizację wyznaczonych założeń jakości. System ten służy dążeniu do doskonalenia efektywności i elastyczności. Pozwala zwiększyć wydajność produkcji, jednocześnie zmniejszając ilość generowanych odpadów. Umożliwia również ograniczenie ilości otrzymywanych reklamacji. Dzięki niemu organizacja może spełnić potrzeby, wymagania i oczekiwania klienta. Opracowaniem tego systemu i jego kontrolą zajmuje się pełnomocnik systemu zarządzania jakością.
Wyzwania stawiane przed pełnomocnikiem ds. systemów zarządzania jakością
Pełnomocnik ds. systemów zarządzania jakością czuwa nad poprawnością wszystkich procesów, norm i funkcji biznesowych, które mają na celu ciągłe doskonalenie jakości w organizacji. Jest odpowiedzialny za zapewnienie zgodności procesów z obowiązującymi normami. Pełni funkcję kierowniczą w zakresie zarządzania jakością. Dzięki pełnomocnikowi kierownictwo nie musi bezpośrednio angażować się w rozwiązywanie problemów i konfliktów między pracownikami, co sprzyja szybszemu wypracowaniu porozumienia i poprawia wydajność procesów. Do wyzwań, z jakimi musi mierzyć się pełnomocnik ds. systemów zarządzania jakością, należą przede wszystkim:
- zapewnianie zgodności systemu zarządzania jakością z normami z rodziny ISO 9000 – ISO 9000: Systemy zarządzania jakością – Podstawy i terminologia, ISO 9001: Systemy zarządzania jakością – Wymagania, ISO 9004: Systemy zarządzania jakością – Wytyczne doskonalenia funkcjonowania,
- ustalenie hierarchii przebiegu różnorodnych procesów oraz zachodzących między nimi relacji,
- wybór metod monitorowania i pomiarów procesów, wyrobów, dostawców, systemu zarządzania oraz zadowolenia klientów,
- wybór obszarów, w których można dokonać ulepszeń.
Innymi zadaniami pełnomocnika, które wiążą się z ogromną odpowiedzialnością i presją ze strony kadry kierowniczej, są:
- określenie wymogów dotyczących gromadzenia i przechowywania danych odnoszących się do procesów przedsiębiorstwa,
- ustalenie zasad wykorzystania dokumentów systemowych,
- podejmowanie decyzji dotyczących koniecznych działań korygujących i zapobiegawczych,
- dbanie o spełnianie wymagań stawianych przez klientów i kontrahentów,
- pilnowanie zachowywania norm prawnych w organizacji,
- dbanie o właściwe skalibrowanie sprzętu kontrolno-pomiarowego i upewnianie się, że działa on w prawidłowy sposób,
- zbieranie informacji o procesach, wskaźnikach i ryzykach od kierowników produkcji, kierowników zakupów i innych,
- koordynowanie rozwoju standardowych dokumentów operacyjnych,
- nadzorowanie prowadzenia dokumentacji zespołu systemu zarządzania,
- ustalanie zasad wykorzystania dokumentów systemowych,
- reprezentowanie organizacji.
Dużym wyzwaniem dla pełnomocnika ds. systemów zarządzania jakością jest ponadto konieczność planowania, sporządzania harmonogramów i przeprowadzania audytów oraz przeglądów systemu, a także obowiązek szkolenia pracowników w zakresie kontroli jakości. Wymaga to udzielania personelowi pomocy w wykonywaniu zadań wpisujących się w kontrolę jakości oraz inspirowania pozytywnych zmian, które pozwalają na doskonalenie systemu. O wszystkich postępach w procesie wdrażania systemu zarządzania jakością pełnomocnik musi na bieżąco informować kierownictwo organizacji.
Jak pełnomocnik ds. systemów zarządzania jakością może radzić sobie z presją i zmianami w organizacji?
By pełnomocnik ds. systemów zarządzania jakością mógł skutecznie wykonywać swoje obowiązki, zostaje mu zapewniona właściwa obsługa administracyjna. Otrzymuje on ponadto odpowiednie środki finansowe, które umożliwiają przeprowadzenie skutecznej analizy celu wdrażania systemu zarządzania jakością i określenie właściwej strategii działania. W radzeniu sobie z presją oraz zmianami w organizacji pomagają posiadane przez pełnomocnika ds. systemów zarządzania jakością umiejętności, do których należą:
- doskonała znajomość wymagań normy ISO 9001,
- bardzo dobra znajomość zasad funkcjonowania systemu jakości w organizacji,
- predyspozycje kierownicze,
- zdolności komunikacyjne,
- zdolności mediacyjne.
Pełnomocnik ds. systemów zarządzania jakością powinien również posiadać w organizacji duży autorytet, zarówno formalny, jak i nieformalny. Sprzyja to wykonywaniu zadań i pomaga w radzeniu sobie w sytuacjach kryzysowych. Przygotowanie do stawiania czoła presji i zmianom w organizacji zapewnia udział w szkoleniu dla pełnomocników ds. systemu zarządzania jakością, organizowanym przez certyfikowany ośrodek Bureau Veritas. Omawiany w jego trakcie materiał pozwala nauczyć się wdrażania, certyfikacji i prowadzenia nadzoru nad codziennym funkcjonowaniem Systemu Zarządzania Jakością według normy ISO 9001, a także jego doskonalenia.